Pourquoi les documents administratifs sont importants

PADI Instructor

Lisez cet article pour connaître les erreurs courantes concernant les dossiers administratifs et ce qui se passe si ces documents ne sont pas gérés complètement et correctement. Cet article répondra également aux questions usuelles, notamment: “Que se passe t-il si un élève répond ‘oui’ à une question du questionnaire médical, puis souhaite changer sa réponse par ‘non’ plus tard?”

Pourquoi les documents administratifs sont ils si importants?

  • Ils permettent d’informer les plongeurs qu’il est de leur responsabilité d’être honnêtes et d’évaluer leur condition médicale et les risques inhérents à la plongée – même lorsque les opérateurs font de leur mieux pour fournir une expérience divertissante et relativement sûre.
  • Ils permettent d’établir les directives que tous les plongeurs sont attendus de respecter lorsqu’ils participent à cette activité transformationnelle.
  • Les documents administratifs sont utilisés comme preuve pour défendre les pros et les commerces de la plongée lorsqu’un incident survient et que des actions en justice sont engagées.
  • Votre assurance professionnelle de responsabilité civile requiert que vous mainteniez des dossiers administratifs complets.

Ce qui peut se passer si les documents administratifs sont négligés

Voici un scénario hypothétique basé sur la vie réelle:

Un élève Open Water s’inscrit au cours et remet ses documents administratifs. L’instructeur ne vérifie pas attentivement lesdits documents et rate la réponse “oui” de l’élève concernant des antécédents médicaux de maladies cardiaques et d’hypertension artérielle.

Pendant la première plongée en milieu naturel, l’élève a une crise cardiaque et décède. L’examen médical révèle que le coeur du plongeur était en mauvais état, qu’il aurait pu avoir une crise cardiaque assis dans son fauteuil.

L’instructeur envoie un rapport d’incident à PADI accompagné de ses documents administratifs. Entre temps, la famille de l’élève porte plainte.

Au cours de l’enquête de l’Assurance qualité, on découvre que, outre d’autres préoccupations, les documents administratifs n’avaient pas été contrôlés correctement. La compagnie d’assurance refuse de prendre en charge le sinistre, car l’instructeur n’a pas respecté la Garantie de la police d’assurance: “obtenir l’approbation d’un médecin si l’élève a répondu ‘oui’ à une question.” Dès lors, l’instructeur doit se défendre contre la plainte sans assurance. Les choses se seraient déroulées différemment s’il avait été plus consciencieux avec les documents administratifs.

L’erreur administrative la plus fréquente

Pat Fousek, cadre au département de Gestion de la Qualité & des Risques, explique les documents administratifs clés, les préoccupations fréquentes des formulaires administratifs et donne les réponses aux questions généralement posées.

Décharge de responsabilité – Ce document explique au participant les risques de la plongée en scaphandre autonome; il est conçu comme un contrat. Le plongeur accepte d’assumer les risques et que les choses peuvent mal tourner. Nul n’est parfait, et lorsqu’on pénètre dans un environnement étranger avec un équipement qui permet de rester en vie, des incidents peuvent survenir.

– S’assurer que tous les espaces vides sont dûment remplis avant que le plongeur signe le formulaire. Pour ce faire, vous pouvez utiliser un tampon (ne cachez pas les autres parties du texte), utiliser la méthode électronique ou le plongeur peut remplir tous les espaces manuellement. Ne modifiez en aucun cas le document une fois que l’élève l’a signé.

– S’assurer que le formulaire est dûment signé et daté. Si l’élève a des questions concernant ce formulaire, dites-lui qu’il peut consulter un avocat. N’essayez pas d’interpréter le formulaire vous-même, même si vous êtes avocat.

Déclaration de compréhension et d’acceptation d’indépendance du prestataire – Ce formulaire explique à vos clients que les activités commerciales des Membres PADI ne sont pas la propriété de PADI, que les pros de la plongée ne sont pas des employés de PADI, et que PADI ne contrôle pas – et ne peut pas – contrôler les activités quotidiennes et les décisions de votre personnel et de votre commerce. PADI n’est pas impliquée dans les décisions de plonger ou non un jour particulier, de la sélection du site de plongée, ou du choix d’un membre du personnel pour une tâche particulière. Ce sont vos affaires.

La Déclaration de compréhension et d’acceptation d’indépendance du prestataire est l’un des formulaires que les Membres PADI oublient le plus souvent, même s’il est intégré dans le Student Record File et dans toutes les décharges de responsabilités individuelles sur le Site Pros PADI. Avant de faire des copies d’un formulaire, assurez-vous que vous en avez les versions les plus récentes.* Nous voyons continuellement des formulaires et des Student Record Files qui datent de 10 ans, voire plus. Comme pour les autres formulaires, veillez à ce que les espaces vides soient remplis correctement, et le formulaire dûment signé et daté.

* Version actuelle du Student Record File (product no. 10058) – version: 5.01 du 6 janvier 2016

Déclaration d’adhésion aux règles de plongée en toute sécurité – Ce document est conçu pour informer les plongeurs sur leur responsabilité à plonger en toute sécurité – non seulement lorsqu’ils sont élèves, mais aussi après leur certification. La signature du plongeur sur ce formulaire confirme qu’il est conscient de sa responsabilité en tant que plongeur, et que s’il ne respecte pas les règles de la plongée en toute sécurité, il peut s’exposer à des risques supplémentaires. Une fois de plus, l’élève doit remplir tous les espaces vides du formulaire, le signer et le dater.

La Déclaration médicale explique les risques de la plongée et demande au plongeur de préciser tout antécédent médical préexistant. Une réponse “oui” à l’une des questions requiert l’approbation d’un médecin avant de pouvoir participer à des activités aquatiques. Le formulaire conseille également au plongeur de consulter un médecin “régulièrement” une fois le cours terminé. Demandez toujours au plongeur de répondre par “oui” ou par “non” (et pas seulement de tracer un trait sur tous les espaces vides), puis de signer et de dater le formulaire.

Il y aura toujours l’un de vos plongeurs qui répondra “oui” à une question de la Déclaration médicale, puis qui souhaitera en parler avec vous, ou changera la réponse par “non”, surtout si un ami lui rappelle qu’il devra obtenir l’approbation d’un médecin. En clair: il ne devrait y avoir aucune discussion entre l’instructeur et le plongeur/la plongeuse concernant la déclaration médicale.

Si le plongeur choisit de changer sa réponse, c’est autorisé, mais il devra mettre ses initiales et inscrire la date à côté de la modification. Réfléchissez attentivement sur les raisons pour lesquelles un(e) plongeur/plongeuse souhaite modifier sa réponse.

  • Était-ce un simple malentendu? Si un homme, biologiquement parlant, répond “oui” à la question “Êtes-vous enceinte ou essayez-vous de l’être?”, il est logique qu’il change sa réponse. Assurez-vous qu’il inscrive ses initiales et la date à côté de la modification.
  • Le plongeur a t-il véritablement mal compris la question? Si un plongeur répond initialement “oui” à une question, il doit y avoir une raison à cela. Vous pouvez discuter de la situation avec lui, mais restez prudent en lui conseillant d’être honnête concernant ses antécédents médicaux pour le bien de ses proches, de son binôme, de sa santé et de sa sécurité.

On nous pose souvent des questions concernant des plongeurs adultes à qui on a posé des yoyos dans leurs oreilles dans l’enfance, mais qui pensent que ce n’est plus un problème. Autre préoccupation courante: le plongeur utilise un inhalateur pendant les mois de l’année où un pollen particulier est actif, mais ne l’utilise pas en ce moment. Dans ces deux cas, demandez-vous: Suis-je la bonne personne pour vérifier son aptitude médicale et sa condition physique pour la pratique de la plongée?

Au cas où vous auriez des questions concernant les documents administratifs, ou concernant une quelconque information donnée dans cet article, veuillez contacter votre Bureau PADI. Les versions actuelles de tous les formulaires décrits ci-dessus sont accessibles sur le Site Pros PADI (padi.com/mypadi) dans le menu “Formation”. Choisissez “Formulaires & Candidatures” dans le menu déroulant. Utiliser Using Ctrl + F peut vous aider à chercher la page et à rapidement trouver le formulaire que vous souhaitez.

 

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